三児の父はスキマ時間でカルチャーライフ

仕事も趣味も育児も妥協しない。週末菜園家が、三児の子どもたちを育てながら、家事と仕事のスキマ時間を創って、映画や農業で心豊かな生活を送るブログ

本屋に学ぶ情報整理術

f:id:mqchaso:20200531060750j:plain

 

 

本屋は情報の海

私は本屋が好きです。

本屋に行くと、未知への興味が刺激されるからです。

ついつい買う予定になかった本まで、読む時間もないのに買ってしまうことってありませんか?

一方で、藁にもすがる思いで本屋に足を運ぶ時があります。

仕事とか人生に行き詰まった時です。

皆さんも、何か情報を求めて本屋に行くことが多いのではないでしょうか?

 

本屋に答えを求めているのです。

本屋に行けば、何かしらの解決策が見つかります。

見つかった気がしただけの時もありますが。

 

最近では、外出自粛要請が出ていたので、本屋に行くことすら控えていましたが、最近お昼の短い時間を使って、ひさしぶりに本屋に行きました。

たくさんの本にかこまれて、めちゃめちゃ脳が刺激されました。

 

そうやって本屋を徘徊すると改めて気がつきました。

本屋というのは情報の海、だと。

でも、ジャンルごとに島があるので、あまり迷うこともなく海原を渡り歩くことができます。

 

子育てに迷ったら、育児書のコーナーがありますし、人生に迷ったら、自己啓発のコーナーがちゃんとあります。

どんなに大きな本屋でも、必要なジャンルのコーナーにたどり着くのは、そんなに難しくないのではないでしょうか?

 

最近は、検索コーナーだって充実しています。

著者の名前さえわかれば、その本にたどりつくことができるでしょう。

本屋というのは、お客さんが迷わないようにレイアウトされています

 

このことって、仕事でも使えるのではないか?

そんなことを思いました。

思考や情報の整理方法として、本屋が参考になるのではないかと考えたのです。

 

考えてみれば、本とは情報そのものです。

その本を整理する本棚というのは、情報整理することに他ならないのです。

 

客が求める情報に確実にアプローチできるように、本棚や本を配置している本屋のレイアウト術は同じく大量の情報を扱う仕事に活かせると感じたのです。

 

今日はそのエッセンスを伝えようと思います。

 

自分オリジナルの本屋をデザインしよう

 

情報を整理するには、自分が仕事で扱っている情報に素早くアクセスできるように、自分オリジナルの本や本棚をデザインすると良いです。

 

世の中のビジネスマンは、書類やパソコンのファイルを探すことに思った以上に多くの時間をかけていると言われています。

 

私自身も、毎年ルーチンの仕事は、昨年のファイルがあれば、すぐに答えを出せるのに、ファイルのありかが見つからなくて、なかなか仕事が進まないといった経験があります。

その度に、時間を浪費していると感じてしまいます。

 

本棚を整理さえしておけば、情報に素早くアクセスできるので、仕事の生産性をあげることができます。そうして効率化して出来た仕事のスキマ時間を、クリエイティブな仕事の時間に使うことができれば、さらに生産性が高めていくことが可能なのです。

 

では、実際どのように本棚を整理すればいいでしょうか?

基本は、自分の業務の分野に応じた情報のジャンル分けを行います。

本屋でも基本的にジャンルごとに棚が分けられています。

 

本屋でビジネス関連の棚で言えば、営業、マーケティング、経営、総務といったようなジャンル分けが一般です。

会社経営者でもない限り、その全てを満たした業務を受け持つ人はいないでしょう。

ならば、自分の業務をジャンル分けして、そこにこれまた自分の業務を効率化させるマニュアル等を綴じていくことで、情報のアクセスを簡単にすることが出来ます。

自分オリジナルの本棚を作るイメージです。

 

ジャンルや分野に拘らない情報整理術

 

実は、ジャンル以外でも情報を整理する方法が本屋で学ぶことができます。

 

名前で整理

本屋では、ジャンルやテーマ毎に本を並べる以外に、著者ごとに並べる場合もあります。

これと同じく、情報は業務内容別に整理することが基本としつつも、著名な作家=自分にとって重要な相手別に情報を整理することが便利です。

 

メールも、メールボックスを業務内容や分野別に分ける方法が一般的だと思います。

この時、意外と『誰からの』メールでボックスを分けるのが便利です。

 

自分にとって、あとで何度も見返すことの多かったり、単純にやりとりする回数が多かったりするメールというのは、相手が決まっている場合が多いです。

そういうメール相手は、内容で分けているメールボックスとは別で、メールの相手別でボックスやタグを管理すると、あとで情報にアクセスする時に分かりやすかったりします。

 

 

重要度で整理

 

他にも、本屋で新刊コーナーがあります。

まだ情報整理しない、新しい情報は、「新しい」情報としてファイリングすると良いでしょう。

 

また、同じジャンル内でも、本屋では目立たせたい本を、平積みします。

これと同じように、最重要な情報は目立たせて整理することが大事です。

 

私も、基本仕事で使う資料。紙にしても、データにしても、ジャンル毎に分類していますが、

最重要な資料については、常用ファイルとして別扱いにしています。

別のファイルに綴じたり、同じファイルの中でも、一番手前に綴じるなど情報によりアクセスしやすいようにしているのです。

 

何が最重要か?

意外と重要か重要でないかを判断するのは難しい。

重要なファイルが多くなりすぎて結局埋もれる場合もあります。

そんなことが無い様に、私は3回以上見返したファイルは、よく見る資料として別扱いにしています。

 

 

このあたりは、もしかしたら、人によってやり方は様々だと思います。

でも、重要なのは、そうした思考や情報の整理方法として、本屋の本棚の整理方法が参考になるということです。

 

今度、本屋に出かける時は、そういった視点で本屋を眺めてみると、いろんな発見があるかもしれません。